Контролер Документации

Petra Group с радостью объявляет о вакансии на должность Контролера Документации.

Департамент Развития | Petra Group Местонахождение: Тбилиси, Грузия Тип Занятости: Полный рабочий день, Офис

О Petra Group Petra Group - компания, занимающаяся развитием недвижимости в Грузии, специализирующаяся на создании высококачественных жилых, курортных и инвестиционных объектов недвижимости. По мере роста наших проектов мы ищем высокорганизованного, ответственного и внимательного к деталям Контролера Документации для присоединения к нашему Департаменту Развития. Эта роль идеально подходит для человека, который любит работать со структурированными процессами, берет на себя ответственность и может обеспечить гладкую координацию между командами и внешними партнерами.

Основные Обязанности

• Организовать и управлять документооборотом для строительных проектов, включая получение, проверку, регистрацию, подшивку и архивирование документации.
• Регистрировать и управлять контрактами, дополнениями, актами приемки и поставки, официальной перепиской и другой документацией, связанной с подрядчиками и поставщиками.
• Собирать акты приемки и поставки и документацию для ежемесячных платежей за выполненные работы, проверять их полноту и формальное соответствие, и координировать процесс утверждения с соответствующими отделами.
• Организовать процессы утверждения и подписания документов, отслеживать их статус и связываться с ответственными лицами при необходимости.
• Создавать и поддерживать электронную базу документов, обеспечивая правильную организацию файлов, контроль версий и обновления во внутренних системах компании и OneDrive.
• Обеспечивать правильную связь между контрактами и связанными с ними документами, включая дополнения, сертификаты и другие приложения.
• Выявлять пробелы, несоответствия, отсутствующие документы или неполную информацию и координировать их своевременное разрешение с соответствующими сторонами.
• Поддерживать регулярную связь с подрядчиками, менеджерами проектов, техническими надзорами, Юридическим, Финансовым и другими отделами по вопросам документации.
• Вести журнал учета текущих и просроченных задач, отслеживать статус документов и отправлять напоминания ответственным лицам.
• Регистрировать и управлять входящей и исходящей официальной перепиской, обеспечивая своевременное распределение соответствующим получателям.
• Подготавливать периодические отчеты и обновления о статусе документооборота для непосредственного руководителя.
• Обеспечивать конфиденциальность, безопасность и доступность документации компании в соответствии с установленными внутренними процедурами.

Требования

• Минимум 2 года соответствующего опыта работы в контроле документации, управлении контрактами, координации проектов или аналогичной роли.
• Опыт работы в компаниях, занимающихся развитием недвижимости, строительством или инжинирингом, будет рассматриваться как преимущество.
• Умение работать с MS Office, особенно с Excel, Word, Outlook и OneDrive.
• Свободное владение грузинским языком и хорошее знание английского и/или русского языка. Знание всех трех языков является преимуществом.
• Сильные организационные и временные навыки управления, с исключительным вниманием к деталям.
• Способность управлять несколькими задачами, расставлять приоритеты и выполнять сроки.
• Отличные навыки общения и координации.
• Проактивный, ответственный и ориентированный на решение подход с возможностью работать самостоятельно.

Что Мы Предлагаем

• Возможность участвовать в интересных проектах по развитию недвижимости в Грузии.
• Профессиональный рост и возможности карьерного развития.
• 5 дополнительных оплачиваемых дней отпуска в год.
• Коллективная и поддерживающая рабочая среда.
• Стабильная, долгосрочная занятость в растущей компании.

Как Подать Заявку Если вы организованны, внимательны к деталям и готовы способствовать успешной реализации наших проектов развития, мы будем рады услышать от вас. Пожалуйста, отправьте свое резюме на, указав "Контролер Документации" в строке темы.