Главный администратор торгового центра

ООО «Иберия Стар Груп» объявляет конкурс на должность главного администратора торгового центра.

Главный администратор торгового центра отвечает за организацию повседневной деятельности торгового центра, обеспечение его бесперебойной работы, содержание общих помещений, координацию взаимодействия с арендаторами, качество обслуживания, соблюдение внутренних правил и защиту интересов компании.

В своей деятельности главный администратор руководствуется действующим законодательством Грузии, решениями руководства компании, утвержденным бюджетом, внутренними положениями, договорами и настоящей должностной инструкцией.

Главный администратор напрямую отчитывается перед директором компании или уполномоченным им лицом.

Главный администратор координирует деятельность служб безопасности, уборки, технического обслуживания, административного и другого обслуживающего персонала в пределах, определенных организационной структурой компании.

Главный администратор не принимает финансовых, договорных или иных обязательств от имени компании, которые выходят за пределы его полномочий.

Основная цель должности: - Основная цель главного администратора - обеспечение бесперебойной, безопасной, упорядоченной и коммерчески эффективной работы торгового центра, создание комфортной среды для посетителей, повышение удовлетворенности арендаторов и защита имущества и доходов компании.

Его деятельность должна быть направлена на достижение следующих результатов: - Управление повседневной деятельностью торгового центра; - Мониторинг выполнения арендаторами договорных обязательств; - Поддержка процесса освоения свободных коммерческих площадей; - Сохранение надлежащего состояния общих помещений, технических систем и инфраструктуры; - Улучшение качества обслуживания клиентов; - Контроль затрат и снижение нецелесообразных расходов; - Контроль соблюдения правил безопасности, труда и пожарной безопасности; - Предоставление точной и своевременной отчетности руководству компании.

Управление повседневной деятельностью торгового центра: Главный администратор обязан: - Обеспечить организацию процессов открытия, работы и закрытия торгового центра в соответствии с утвержденным графиком работы.

Ежедневно проверять общее состояние торгового центра, включая: - Основные и второстепенные входы; - Холлы, коридоры и помещения общего пользования; - Лестницы, лифты и эскалаторы; - Санитарные узлы; - Парковку и прилегающую территорию; - Освещение, информационные знаки и маршруты движения покупателей; - Доступность пожарных выходов и технических помещений. - Выявлять существующие недостатки и обеспечивать организацию процесса их устранения с привлечением соответствующей службы или ответственного лица. - Проверять, что в рабочее время торгового центра общие помещения были упорядочены, освещены, чисты и безопасны для покупателей. - Обеспечивать своевременное информирование арендаторов и обслуживающего персонала о правилах, установленных администрацией. - Организовывать рабочий процесс так, чтобы техническое обслуживание, прием товара, уборка и другая вспомогательная деятельность минимально затрудняли деятельность покупателей и арендаторов. - Сохранять информацию о ежедневной деятельности объекта и представлять руководству соответствующий отчет при необходимости.

Взаимодействие с арендаторами и мониторинг выполнения договоров: - Главный администратор представляет компанию в качестве основного контактного лица для арендаторов торгового центра в рамках повседневных операционных вопросов.

Обязан: - Вести обновленный реестр контактных данных арендаторов; - Знать местоположение площади, занятой каждым арендатором, профиль деятельности и часы работы; - Координировать решение повседневных операционных вопросов арендаторов; - Принимать и регистрировать заявления, требования и жалобы арендаторов; - Определять ответственное лицо за решение проблемы и контролировать сроки выполнения; - Своевременно предоставлять арендаторам информацию о запланированных ремонтных работах, технических сбоях, изменениях в часах работы и других важных вопросах; - Содействовать деловой координации между арендаторами и обслуживающим персоналом компании. - Контролировать, соответствует ли деятельность арендаторов назначению выделенной площади и условиям, предусмотренным договором. - В случае выявления нарушений составлять соответствующую запись или акт, предоставлять информацию руководству и действовать в соответствии с утвержденной компанией процедурой.

Контролировать использование арендаторами общих помещений, включая: - Размещение товаров и инвентаря; - Размещение рекламных конструкций и вывесок; - Организацию приема и отправки товаров; - Сбор и вывоз отходов; - Чистоту общих помещений; - Соблюдение пожарных и охранных требований. - Не изменять существенные условия договора аренды, не предоставлять скидок по арендной плате и не заключать новые договоры без соответствующих полномочий.

Загрузка коммерческих площадей и поддержка процесса аренды: Главный администратор участвует в процессе эффективного использования коммерческих площадей торгового центра и освоения свободных площадей.

Обязан: - Вести обновленный реестр свободных и занятых площадей; - Учитывать размеры, местоположение, назначение и технические возможности площадей; - Собирать информацию о требованиях потенциальных арендаторов и бизнес-сегментах, интересных для торгового центра; - Знакомить потенциальных арендаторов с инфраструктурой объекта, общими условиями и техническими характеристиками площадей; - Организовывать осмотр площадей в согласовании с уполномоченным представителем компании; - Подготавливать информацию о состоянии площади, коммуникациях, необходимых ремонтных работах и готовности к передаче; - Передавать полученные от арендаторов коммерческие запросы и предложения руководству;