Офицер по программам и операциям

Ассоциация HR-профессионалов Грузии (HRPA • Georgia) объявляет вакансию на должность офицера по программам и операциям.

Основная информация о позиции: - Название позиции: Офицер по программам и операциям (Programs and Operations Officer) - Прямое подчинение: Президент ассоциации - Отчетность: перед Президентом ассоциации и Сенатом - Подчиненные позиции и аутсорсинговые функции: - Офицер по сервисам; - Менеджер по взаимодействию с корпоративными членами; - Координатор по маркетингу и связям с общественностью (PR); - Координатор административного управления и логистики. - Формат занятости: полный рабочий день - Оплата: 2 500 лари (выплата на руки) - Возможность дополнительной оплаты за участие в проектах и бонус в конце года, основанный на результатах.

Общая характеристика позиции Офицер по программам и операциям: - Обеспечивает бесперебойное управление повседневными операционными процессами ассоциации; - Преобразует стратегические цели в конкретные планы действий и реальные результаты; - Поддерживает формирование и усиление комитетов и координирует планирование и реализацию программ и проектов; - Параллельно управляет несколькими проектами и процессами, правильно определяет приоритеты и соблюдает согласованные сроки; - Эффективно сотрудничает с людьми, имеющими разные интересы, и ведет коммуникацию четко, деловито и конструктивно; - Анализирует информацию и своевременно выявляет проблемы и риски; - Работает самостоятельно и несет ответственность за достигнутые результаты.

Основные функции и обязанности Управление программами и проектами - Управление полным циклом программ, проектов, конференций и других форматов мероприятий ассоциации - планирование, операционная, административная и логистическая координация, реализация, мониторинг прогресса и бюджета, оценка результатов и отчетность. - Сотрудничество с Европейской ассоциацией HR и координация совместных инициатив.

Поддержка комитетов - Оперативная, административная и логистическая поддержка рабочих планов комитетов, заседаний и инициатив; - Мониторинг согласованных задач и сроков и обеспечение своевременного обмена информацией между комитетами, командой, президентом и сенатом.

Управление командой и повседневными операциями - Планирование, координация и мониторинг выполнения деятельности офицера по сервисам и менеджера по взаимодействию с корпоративными членами; - Бесперебойное управление повседневными операциями, внутренними процессами и коммуникацией между командами; - Координация деятельности аутсорсинговых услуг, приглашенных экспертов, консультантов, фрилансеров, контрактных компаний и поставщиков и контроль согласованных условий, сроков и качества обслуживания.

Взаимодействие с членами, управление CRM и процессами членства - Координация процессов подачи заявок на членство, приема новых членов, продления и прекращения членства; - Мониторинг полного, точного и актуального представления данных членов в CRM; - Мониторинг статуса членских взносов и координация с соответствующими сотрудниками и бухгалтерскими службами; - Анализ обратной связи, потребностей и инициатив членов ассоциации и обеспечение соответствующего реагирования; - Своевременное информирование членов и мониторинг их удовлетворенности и вовлеченности; - Своевременное информирование президента и сената о рисках, связанных с членством и вовлеченностью.

Маркетинг, PR и коммуникация - Координация планирования и реализации маркетинговых, PR и брендинговых мероприятий ассоциации; - Обеспечение своевременного, последовательного и соответствующего бренду ассоциации распространения информации через внутренние и внешние коммуникационные каналы; - Координация сотрудничества с соответствующими комитетами, экспертами и внешними поставщиками услуг.

Партнерские отношения - Выявление потенциальных партнеров, а также возможностей грантового, спонсорского и иного сотрудничества и содействие привлечению поддержки; - Координация коммуникации с партнерами в согласовании с президентом, сенатом и комитетами.

Финансовая координация, бюджетирование и управленческая отчетность - Координация подготовки бюджета ассоциации и мониторинга его исполнения; - Мониторинг доходов, расходов, обязательств и бюджетов программ, а также своевременное выявление финансовых рисков; - Сотрудничество с бухгалтерской компанией для обеспечения точности финансовой информации и своевременной подготовки отчетности; - Представление президенту и сенату периодических управленческих отчетов о финансовом положении, ходе программ, вовлеченности членов и операционных рисках.

Закупки и представительство - Организация процесса закупок: поиск поставщиков, сравнение предложений и контроль качества услуг; - Представление интересов ассоциации в соответствующих организациях в пределах делегированных полномочий и финансовых лимитов, а также подписание соответствующих документов.

Требования к квалификации - Высшее образование в области бизнес-администрирования, менеджмента, управления проектами, общественных отношений, социальных наук или другой смежной области; - Не менее 3 лет опыта работы в управлении проектами, программами или операционными процессами; - Опыт управления полным циклом проекта - планированием, бюджетированием, реализацией, мониторингом и оценкой результатов; - Опыт координации деятельности членов команды, рабочих групп или подрядчиков; - Практический опыт работы с бюджетами, финансовым мониторингом и управленческой отчетностью; - Знание английского языка не ниже уровня B2; - Свободное владение грузинским языком в устной и письменной форме; - Умение работать с офисными программами, онлайн-платформами для сотрудничества и цифровыми инструментами для управления проектами; - Опыт сотрудничества с грантовыми проектами, спонсорами или партнерскими организациями будет преимуществом;