Офис-менеджер / Координатор продаж

ООО «Иберия Стар Груп» объявляет вакансию на должность Офис-менеджера / Координатора продаж

Место работы: офис компании / объект продаж жилого проекта

Основные направления: администрирование, человеческие ресурсы, организация и контроль продаж недвижимости.

Основная цель должности Офис-менеджер / Координатор продаж отвечает за организацию повседневной деятельности офиса компании, администрирование человеческих ресурсов и организацию, координацию и контроль процесса продаж жилой недвижимости компании.

Основная задача сотрудника: от поиска потенциального клиента/обращения до коммуникации, осмотра квартиры, переговоров и оформления продажи.

Сотрудник также обязан обеспечить систематический учет данных клиентов и регулярную отчетность результатов продаж для руководства.

Основные сферы ответственности Должность включает следующие направления:

• Администрирование офиса
• HR / администрирование персонала
• Координация продаж жилых квартир
• Взаимодействие с клиентами
• Контроль и координация команды продаж
• Координация рекламной и маркетинговой деятельности
• Управление CRM / клиентской базой
• Отчетность и аналитика продаж
• Производство документации
• Выполнение поручений руководства

Функция продаж жилой недвижимости Это одна из главных функций позиции.

Офис-менеджер / Координатор продаж

• Организует процесс продаж
• Контролирует процесс продаж жилого проекта компании.
• Обладает информацией о продаваемых квартирах.

Должен постоянно знать

• Какие квартиры свободны;
• Какие квартиры зарезервированы;
• Какие квартиры проданы;
• Площадь каждой квартиры;
• Этаж;
• Цена;
• Условия оплаты;
• Существующие акции/предложения.
• Обеспечивает постоянное обновление информации о продаваемых квартирах.
• Не допускает предоставления клиенту устаревшей или неточной информации.

Работа с потенциальными клиентами. Принимает все входящие звонки, сообщения и запросы. Регистрирует каждого потенциального клиента в соответствующей базе/CRM-системе.

Для каждого клиента фиксирует

• Имя и контактный номер;
• Заинтересованную квартиру;
• Желаемую площадь;
• Бюджет;
• Предполагаемый срок покупки;
• Желаемую форму оплаты;
• Требования клиента;
• Историю коммуникации;
• Дату следующего контакта.
• Организует первичную коммуникацию с клиентом.
• При необходимости предоставляет клиенту утвержденную информацию о проекте, квартире и цене.
• Обеспечивает своевременную обратную связь для всех потенциальных клиентов.
• Не оставляет требования клиента без ответа.

Процесс доведения клиента до продажи. Каждый запрос клиента должен проходить следующие этапы: обращение → регистрация клиента → определение потребностей → предложение соответствующей квартиры → просмотр → переговоры → предложение → бронирование → контракт → продажа.

Менеджер офиса обязан контролировать, на каком этапе находится каждый активный клиент.

Особое внимание следует уделять клиентам, которые:

• уже осмотрели квартиру;
• запросили дополнительную информацию;
• получили ценовое предложение;
• выразили желание купить;
• запросили скидку;
• начали обсуждение контракта.
• Такие клиенты должны находиться под активным контролем продаж.

Организация просмотров квартир. Менеджер офиса:

• организует просмотр квартиры/проекта клиентом.
• заранее готовит соответствующую информацию.
• при необходимости обеспечивает участие ответственного сотрудника по продажам или руководителя.
• после просмотра фиксирует оценку клиента и степень интереса.
• определяет дату следующей коммуникации.
• не допускает случаев, когда клиент, осмотревший квартиру, не осуществляет последующий контакт.

Координация команды продаж. Если в компании работают агенты/менеджеры по продажам, менеджер офиса:

• распределяет входящих клиентов между соответствующими сотрудниками.
• контролирует ход работы над каждым клиентом.
• контролирует активность сотрудников по продажам.
• ведет учет результатов работы каждого сотрудника.
• информирует руководство о низкой активности или проблемных случаях.
• контролирует, чтобы клиент не потерялся в процессе продаж.
• обеспечивает сотрудников по продажам необходимой информацией.
• организует рабочие встречи команды продаж.
• готовит сравнительную информацию о результатах продаж.

Цены и коммерческие условия. Менеджер офиса обязан:

• предоставлять сотрудникам по продажам только цены и условия, утвержденные руководством.
• не изменять самостоятельно цену квартиры.
• не обещать клиенту скидку, рассрочку или другие особые условия без соответствующего полномочия.
• в случае запроса клиента на скидку передавать вопрос руководителю компании.
• фиксировать все согласованные коммерческие условия в соответствующем документе/системе.

Контроль продаж и KPI Менеджер офиса ежемесячно контролирует следующие показатели:

• Клиенты
• количество новых клиентов;
• количество обработанных клиентов;
• количество повторных контактов;
• количество активных клиентов.
• Просмотры
• количество просмотров объекта/квартиры;
• конверсия от просмотра к продаже.
• Продажи
• количество забронированных квартир;
• количество проданных квартир;
• общий объем продаж;

средняя цена продажи; процент выполнения плана продаж. Конверсия клиентов

Например

• 100 лидов → 30 просмотров → 10 серьёзных переговоров → 4 продажи.
• Периодический анализ этих показателей должен быть представлен руководству.

Ежедневный контроль продаж В конце каждого рабочего дня должна быть информация:

• Сколько новых клиентов поступило;
• Сколько звонков было осуществлено;
• Сколько клиентов было обработано;
• Сколько встреч было проведено;
• Сколько квартир было показано;
• Сколько новых предложений было сделано;
• Сколько клиентов перешло на этап переговоров;
• Сколько квартир было забронировано;
• Сколько продаж было осуществлено;